Nhập dữ liệu "bẩn" vào phần mềm mới là cách nhanh nhất để mất niềm tin của người dùng vào hệ thống. Dưới đây là năm lỗi thường gặp và cách xử lý.
Năm lỗi phổ biến
| Lỗi | Ví dụ | Cách xử lý |
|---|---|---|
| Khoảng trắng thừa | " Hà Nội " | Dùng hàm TRIM() |
| Ngày sai định dạng | 03/04 vs 04/03 | Chuẩn hóa về YYYY-MM-DD |
| Trùng lặp | Hai dòng cùng mã KH | Remove Duplicates |
| Số lưu dạng chữ | "1.200.000" | Chuyển về kiểu số |
| Thiếu giá trị | Ô trống | Điền mặc định hoặc đánh dấu |
Chuẩn hóa mã hóa ký tự
Khi xuất CSV, hãy luôn chọn UTF-8 để giữ nguyên dấu tiếng Việt. Một số phần mềm cũ dùng mã hóa Windows-1258 sẽ làm hỏng ký tự.
=TRIM(CLEAN(A2))
Công thức trên vừa loại bỏ khoảng trắng thừa vừa xóa các ký tự điều khiển ẩn thường xuất hiện khi sao chép từ web.
Kiểm tra trước khi nhập
- Đếm số dòng trước và sau khi làm sạch.
- Lọc thử từng cột để phát hiện giá trị bất thường.
- Nhập thử 10 dòng đầu tiên trước khi nhập toàn bộ.