Nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi số bằng việc mua phần mềm. Nhưng phần mềm chỉ phát huy tác dụng khi dữ liệu đưa vào nó đã ở dạng số, nhất quán và đáng tin cậy. Đó là lý do số hóa dữ liệu luôn là bước đầu tiên.
Số hóa khác gì chuyển đổi số?
Số hóa (digitization) là chuyển thông tin từ dạng vật lý sang dạng số: scan hợp đồng, nhập sổ sách vào bảng tính, chụp ảnh hóa đơn. Chuyển đổi số (digital transformation) là thay đổi cách tổ chức vận hành dựa trên dữ liệu số đó.
Không có dữ liệu số, mọi nỗ lực chuyển đổi số chỉ là khoác áo mới cho quy trình cũ.
Ba đặc điểm của dữ liệu "sẵn sàng"
1. Có cấu trúc
Một tệp PDF scan là dữ liệu số, nhưng chưa có cấu trúc. Khi thông tin được tách thành các trường như tên khách hàng, ngày ký, giá trị, bạn mới có thể lọc, thống kê và tự động hóa.
2. Nhất quán
Cùng một khách hàng nhưng được ghi là "Cty ABC", "Công ty ABC" và "ABC JSC" sẽ khiến báo cáo sai lệch. Hãy thống nhất quy tắc đặt tên ngay từ đầu.
3. Tìm kiếm được
Dữ liệu chỉ có giá trị khi người cần có thể tìm thấy nó trong vài giây. Đặt tên tệp có quy ước, gắn thẻ và lưu trữ tập trung.
Bắt đầu từ đâu?
- Liệt kê các loại giấy tờ, sổ sách đang dùng hằng ngày.
- Chọn một loại có tần suất sử dụng cao nhất để số hóa trước.
- Định nghĩa các trường thông tin cần trích xuất.
- Dùng công cụ OCR hoặc nhập liệu để chuyển sang bảng tính.
- Đo thời gian tìm kiếm trước và sau để thấy hiệu quả.
Kết luận
Đừng chờ có ngân sách lớn. Hãy số hóa từng phần, đo lường kết quả và mở rộng dần. Bộ công cụ miễn phí của iChuyendoiso có thể giúp bạn bắt đầu ngay hôm nay.