Thư mục "Mới", "Mới 2", "Final", "Final thật" — nghe quen không? Một quy ước đặt tên rõ ràng sẽ giải quyết vấn đề này.
Quy tắc đặt tên tệp
YYYY-MM-DD_LoaiTaiLieu_DoiTac_PhienBan.pdf
2026-07-12_HopDong_CongTyABC_v2.pdf
Đặt ngày ở đầu giúp tệp tự sắp xếp theo thời gian. Không dùng dấu tiếng Việt và khoảng trắng để tránh lỗi khi chia sẻ.
Cấu trúc thư mục
Không nên lồng quá ba cấp. Cấp 1 theo phòng ban, cấp 2 theo loại tài liệu, cấp 3 theo năm.
Viết quy ước thành văn bản
Quy ước chỉ có tác dụng khi mọi người cùng làm theo. Đặt một tệp hướng dẫn ngắn ở thư mục gốc.