Một chứng từ đi qua năm người ký, mỗi người giữ hai ngày — quy trình như vậy sẽ không nhanh hơn chỉ vì được chuyển lên phần mềm.
Vẽ lại quy trình hiện tại
Ghi lại từng bước, ai thực hiện, mất bao lâu và cần những thông tin gì. Một sơ đồ đơn giản trên giấy là đủ.
Loại bỏ bước thừa
Đặt câu hỏi cho từng bước: nếu bỏ bước này, điều gì sẽ xảy ra? Nhiều bước tồn tại chỉ vì "trước giờ vẫn làm vậy".
Xác định điểm số hóa
Ưu tiên các bước có nhập liệu lặp lại, chuyển giấy tờ giữa các phòng ban, hoặc phải tra cứu thông tin từ nhiều nguồn.